Para realizar la carga de mis terceras partes, primero debe acceder al módulo de Terceros, ubicado en el
menú principal del sector izquierdo de la pantalla, que se desplegará al apoyar el cursor en dicho sector.
Una vez en la pantalla principal del módulo, podrá observar dos botones en color azul para acceder a la carga individual o a la carga masiva de nuestros terceras partes.
Carga Individual
Este método de carga consta de DOS pasos.
Al accionar el botón de carga individual "Añadir Tercero", será redireccionado a la ventana correspondiente al PRIMER paso:
Aquí, deberá completar los campos de información.
Los campos obligatorias a completar son: Nombre, Compañias y País, el resto de la información, podrá completarla el mismo tercero al momento de realizar el proceso de registro cuando recibe una evaluación.
En la segunda mitad de la ventana, se le solicitará que indique quien son el/los contactos de vuestra tercera parte que recibirán la invitación para contestar la evaluación.
Allí debe completar el nombre, e mail, teléfono, completar en el desplegable el tipo de contacto ( Primario/ Secundario/Privacidad) y el Lenguaje de preferencia de nuestra tercera parte. Una vez completados estos campos, de los cuales el único obligatorio es la dirección de e mail, al hacer click en el botón "Agregar", podrá observar como el contacto ingresa al cuadro de información.
Los contactos primarios, son aquellos a los cuales les llegará la invitación para completar la evaluación, por lo cual, la evaluación llegará a las casillas de correo electrónico indicadas de todos los contactos primarios que agreguemos.
Finalmente debemos hacer click en el botón "Continuar" y seremos redireccionados a la ventana del SEGUNDO paso.
En este último paso, podrá dejar programado en la herramienta los Permisos como Propietarios o Responsables del tercero a cargar, que indicará que usuarios de la cuenta se encontrarán habilitados para realizar acciones respecto al tercero. Tener en claro quienes serán asignados como tales, es de suma importancia, toda vez que aquellos usuarios de la cuenta que no sean asignados como Propietarios o Responsables de un tercero ingresado, no podrán ingresar a su ficha.
Una vez que haya definido los permisos, solo restará hacer click en "Crear Tercero" y el tercero quedara cargado en vuestra cuenta.
Carga Masiva (Importar Terceros).
Para el caso de que la cantidad de terceros a incorporar fuera considerable, podrá cargarlos directamente importando una plantilla de Excel.
Para ello debe hacer click en el botón Carga Masiva:
Será direccionados a una nueva ventana para completar los pasos de esta modalidad de carga:
Desde allí, directamente podrá descargar la plantilla
(paso 1)
Luego, deberá cargar cuidadosamente los campos solicitados en la plantilla descargada, para así después volver nuevamente a cargar dicha plantilla en la herramienta (pero ya con toda la información solicitada).
(paso 2)
Seguidamente, debe completar los desplegables en los segmentos Información Principal y Permisos:
(paso 3)
En Información Principal indicará las sucursales o filiales de vuestro grupo empresarial que comparten este tercero (en caso de corresponder); y en Permisos podrá indicar que usuarios de la cuenta estarán habilitados para realizar acciones respecto al tercero (como Propietarios o Responsables)
Por último, solo debe hacer click en "Cargar Terceros" y los terceros incorporados en la plantilla, se cargarán en la plataforma. Si existiere algún error en algunos de los campos de la plantillas, el sistema lo identificará, arrojando un reporte en Excel, para que en base a éste, se corrijan los datos erróneos señalados.
Previo al paso 1, y para que la plantilla a descargar guarde correspondencia con las necesidades de la compañía, es necesario realizar una configuración (set up) inicial. Ver “Ajustes Generales”