Para criar um formulário novo ou modificar um existente já utilizado com nossos terceiros, devemos sempre duplicar uma checklist que se encontre guardada no módulo "Questionários", trabalhando nossa nova checklist através desta duplicação.
Antes de seguir as instruções, é aconselhável ter em conta as seguintes informações:
Tipos de questionários a utilizar:
Master Lista De Riscos: se trata de formulários mestres, que se encontram já carregados na plataforma, que proporcionam uma base de conhecimento de mais de 100 perguntas divididas nos principais (ou mais usuais) blocos de risco e são direcionados às três categorias de terceiros que também vêm pré estabelecidas na ferramenta a saber: CLIENTS, FORNECEDORES e BUSINESS PARTNERS. Como já foi explicado no artigo seguinte, por se tratar de formulários-tipo, e para que este conteúdo nunca se perca e fique sempre disponível para eventual utilização , não podem ser alterados na sua versão original. Portanto, em caso de querer modificá-las e/ou re-utilizá-las, é necessário primeiro duplicá-las e logo, já criada sua versão duplicada, trabalhar sobre esta cópia
Seus Checklists: são os questionários que já foram criados por você. Uma vez criados, só podem ser publicados na sua versão original, desde que essa avaliação ainda não tenha sido enviada a terceiros. Uma vez enviada a um terceiro, seu conteúdo não pode voltar a ser modificado em sua versão original, devendo-se duplicar sua versão original para realizar modificações ou atualizações.
Como criar um Checklist
Em primeiro lugar, devemos escolher a opção "Questionários", localizada no painel lateral esquerdo, ali se abrirá a janela correspondente ao módulo Checklist, onde poderemos observar a lista de todas as Cheklist que temos criadas em nossa conta.
Depois, temos de nos instalar no Checklist que vamos duplicar para usar como base para a criação do nosso novo questionário e clicar na opção "Duplicar". Neste caso, duplicaremos o checklist "Master CLIENTS".
Será aberta uma janela instantânea que nos solicitará confirmar a ação.
Então, seremos redirecionados para uma nova página, onde poderemos começar a configurar o nosso novo checklist.
Nesta nova janela serão apresentadas três abas para completar para finalizar a criação do nosso novo checklist:
- Configuração Básica
- Lista de Perguntas
- Ponderação de Risco
Configuração Básica
Nesta aba, podemos preencher os dados a nível informativo da nova Checklist.
Campos:
Nome do Checklist: devemos introduzir o nome que terá nosso novo questionário, no exemplo da imagem a titulamos "Clientes Primeiro Semestre".
Categorização: os dados que inserirmos nestes três campos, serão apenas a nível informativo, e não serão impedimentos para logo, por exemplo, enviar a nova checklist a um terceiro de um país ou setor diferente do aqui atribuído.
Notas: este campo serve para introduzir qualquer tipo de nota que só poderá ser vista pelos usuários de nossa conta, no exemplo da imagem introduzimos um texto lembrete.
Lista de Perguntas
A partir da aba "Lista de Perguntas", poderemos acessar a cada um dos blocos de riscos, como às perguntas neles contidas.
Em relação aos blocos, eles podem ser movidos ou apagados e também, obviamente, você pode adicionar a quantidade que você considerar necessário.
O mesmo acontece em relação às perguntas, já que além de poder modificar a ordem em que aparecerão dentro da lista, poderão ser eliminadas e, claro, adicionar as que sejam necessárias desde "Adicionar Pergunta" situado no final de cada bloco de risco.
Ponderação dos Riscos
Esta aba, que é de caráter opcional, permitirá ponderar o peso dos riscos associados a cada um dos blocos que contenha nossa nova checklist, os que se verão refletidos no resultado final do nosso novo questionário, quando for respondido por um terceiro. Ou seja, com esta opção, poderá associar-lhe a determinados blocos da checklist nos quais nossa empresa tenha maior interesse, uma maior percentagem de risco que ao resto dos blocos que contém o questionário. Essa ponderação influirá no resultado final da Avaliação, quando for contestada por nossos terceiros. No caso de não querer fazer uso desta opção, os blocos de nosso checklist terão todos a mesma percentagem de risco associado. Para mais informações, clique aqui.
Uma vez que tenhamos completado os campos das três abas anteriormente explicadas, devemos acionar a opção Salvar que localiza o setor superior direito da janela.
Uma vez salvo, poderemos confirmar que o nosso novo questionário já está criado, já que imediatamente accionemos "guardar", trocará automaticamente o título do nome da checklist na margem superior esquerda da tela, ao título que lhe atribuímos anteriormente no campo de Configuração Básica, como também poderemos encontrar nossa nova checklist na lista do módulo Questionários.
